Como calcular a margem de lucro da clínica por terapeuta

A pergunta que quase toda clínica multidisciplinar sabe responder é quanto faturou no mês. A que costuma ficar no ar é qual profissional deixou resultado — e qual trabalhou o mês inteiro para empatar.

A DRE da clínica inteira não responde isso. Ela soma tudo e devolve um número só. Para saber onde o resultado é feito, é preciso abrir a conta por profissional.

Os quatro blocos que precisam ser separados

1. Receita do profissional

Tudo o que a agenda dele gerou no período, separado por origem: particular e convênio. A separação importa porque o particular entra quando o atendimento acontece e o convênio entra depois da auditoria da operadora, com prazo e valor próprios.

Atendimento executado e ainda não pago não é receita realizada. Ele entra como faturado, e a diferença entre faturado e recebido é justamente o que a maioria das clínicas não mede.

2. Custo direto

O que só existe porque aquele profissional atendeu:

• repasse ou comissão, quando o modelo é de percentual;
• salário e encargos, quando é CLT;
• material de consumo específico da especialidade;
• custo de avaliação e relatório, comum em terapia infantil, quando não é cobrado à parte.

3. Custo de ocupação

A sala existe, custa e é usada por horas. O caminho mais simples é dividir o custo mensal do espaço pelo total de horas disponíveis e multiplicar pelas horas efetivamente ocupadas por cada profissional.

Esse número tem um efeito colateral útil: ele mostra a ociosidade. Sala vazia não aparece na DRE tradicional, mas aparece aqui, como custo que ninguém cobriu.

4. Rateio administrativo

Recepção, secretaria, sistema de agenda, contabilidade, energia, limpeza. É a estrutura que serve a todo mundo, e por isso precisa de um critério de divisão declarado — por hora ocupada, por receita gerada ou por número de atendimentos. Qualquer um funciona, desde que seja o mesmo todo mês.

O que a conta revela

Com os quatro blocos separados, cada profissional tem uma linha própria:

	Terapeuta A	Terapeuta B
Receita realizada	R$ 18.000	R$ 12.000
Custo direto	R$ 9.000	R$ 4.800
Ocupação de sala	R$ 2.400	R$ 1.200
Rateio administrativo	R$ 2.700	R$ 1.800
Resultado	R$ 3.900	R$ 4.200

O profissional que fatura 50% a mais deixa menos. Não é hipótese de manual: é o que acontece quando o repasse é alto, a sala é grande e a agenda tem buraco. Sem o recorte, a clínica olharia só a receita e chegaria à conclusão oposta.

O que fazer com o número

Abrir a margem por profissional não serve para julgar ninguém. Serve para decidir:

• Renegociar o repasse de quem tem custo direto acima do que a receita sustenta.
• Reorganizar a agenda, concentrando horários para liberar sala em vez de manter duas parcialmente ocupadas.
• Rever o convênio que paga abaixo do custo do atendimento — muitas vezes é um plano específico, não todos.
• Ajustar o preço do particular na especialidade em que a conta não fecha.

Por onde começar

Não é preciso ter sistema de BI para dar o primeiro passo. É preciso ter três coisas registradas de forma separada: receita por profissional, custo direto por profissional e horas de sala ocupadas. O resto é rateio, e rateio é critério, não tecnologia.

O que costuma travar não é o cálculo — é o fato de a informação estar em três lugares diferentes: a agenda, o extrato bancário e a planilha de repasse. Enquanto elas não conversarem, o número não sai.